Transportatorii români care au alimentat, reparat sau plătit taxe rutiere în alte state membre UE pe parcursul anului 2025 mai au la dispoziție 28 de zile pentru a solicita recuperarea TVA-ului extern. Termenul limită pentru depunerea formularului 318 este 30 septembrie 2026, iar ratarea acestuia înseamnă pierderea definitivă a dreptului de rambursare pentru cheltuielile din 2025.
Ce este recuperarea TVA extern și cine poate beneficia
Procedura de recuperare TVA extern permite companiilor înregistrate în scopuri de TVA în România să solicite rambursarea taxei pe valoarea adăugată plătite în alt stat membru UE, fără a fi stabilite în acea țară.
Condiții de eligibilitate:
- Firma trebuie să fie persoană impozabilă stabilită în România
- Trebuie să fie înregistrată în scopuri de TVA în România
- TVA-ul a fost plătit pentru activități economice într-un alt stat membru
- Firma nu are sediu, punct de lucru sau reprezentanță în statul unde solicită rambursarea
Ce cheltuieli pot recupera transportatorii
Pentru firmele de transport rutier, cele mai frecvente categorii eligibile sunt:
- Motorină — alimentări efectuate în Germania, Franța, Austria, Italia, Belgia etc.
- Reparații și service — lucrări efectuate la ateliere din alte state membre
- Închiriere vehicule sau echipamente
- Taxe de drum — în anumite state, taxa rutieră include TVA recuperabil
- Piese și consumabile achiziționate în străinătate
Important: Eligibilitatea și categoriile de cheltuieli diferă de la stat la stat. Unele țări permit recuperarea TVA pe combustibil, altele nu sau o limitează procentual.
Formularul 318: cum și unde se depune
Cererea de recuperare TVA extern se transmite exclusiv electronic prin portalul ANAF, utilizând formularul 318.
Elemente obligatorii ale cererii:
- Datele de identificare ale solicitantului (denumire, cod TVA România)
- Statul membru de rambursare
- Perioada de referință (1 ianuarie – 31 decembrie 2025)
- Lista facturilor cu detalii complete
- Copii ale facturilor și documentelor justificative (format electronic)
Praguri minime de rambursare:
- Minimum 400 EUR pentru cereri trimestriale
- Minimum 50 EUR pentru cereri anuale
Greșeli frecvente care blochează rambursarea
Multe cereri sunt respinse sau întârziate din cauza unor erori evitabile:
- Facturi emise pe altă societate — denumirea de pe factură trebuie să corespundă exact cu solicitantul
- Cod TVA incorect sau lipsă — codul de înregistrare în scopuri de TVA trebuie să fie vizibil și corect
- Documente ilizibile — scanările trebuie să fie clare și complete
- Categorii de cheltuieli neeligibile în statul respectiv
- Depunerea în ultima zi — fără timp pentru corecții tehnice
Calendar și termene
| Element | Detalii |
|---|---|
| Cheltuieli eligibile | 1 ianuarie – 31 decembrie 2025 |
| Termen depunere | 30 septembrie 2026 |
| Timp rămas | 28 de zile |
| Mod de depunere | Electronic, prin portalul ANAF |
Regatul Unit nu intră în formularul 318
După Brexit, recuperarea TVA din UK urmează o procedură separată, directă cu autoritățile fiscale britanice (HMRC). Transportatorii cu facturi din Regatul Unit nu le pot include în formularul 318 și trebuie să urmeze regulile specifice pentru țări terțe.
Ce trebuie să facă transportatorul acum
Pași practici pentru următoarele 4 săptămâni:
- Centralizează toate facturile externe din 2025 — motorină, reparații, taxe de drum, închirieri
- Separă documentele pe țări — fiecare stat membru are cerere separată
- Verifică datele de pe facturi — denumire firmă, cod TVA, adresă, sume, dată
- Scanează documentele la calitate bună — lizibilitate clară, fără tăieturi
- Depune cererea cu cel puțin 5-7 zile înainte de termen — pentru a avea timp să corectezi eventualele erori tehnice
- Păstrează confirmarea de depunere — dovada transmiterii electronice
De ce contează pentru cash-flow
Pentru o firmă de transport cu activitate intensă în Germania, Franța sau Austria, sumele de TVA recuperabil pot ajunge la câteva mii de euro anual. Pierderea acestor bani din cauza unui termen ratat sau a unor documente incomplete afectează direct lichiditatea companiei.
Un exemplu simplu: la alimentări de 50.000 EUR motorină în Germania (cu TVA 19%), suma recuperabilă poate depăși 9.500 EUR – bani care altfel rămân la bugetul altui stat.
Surse:
